---

Comment optimiser ses dépenses télécoms dans le cadre d’un contrat en cours ?

La question est délicate mais les enjeux sont importants. Les dépenses télécoms sont l’un des premiers postes de dépenses pour les grandes entreprises. Avec l’explosion de la consommation de données liée à l’apparition successive de la 4G et de la 5G, ces dépenses ne sont pas prêtes de se réduire.

Les enjeux sont donc majeurs pour les acheteurs à chaque renouvellement de contrat avec les opérateurs. Mais ce n’est pas la seule façon d’impacter le budget télécoms. En effet, il est le plus souvent possible de trouver des pistes d’optimisation des dépenses durant la durée du contrat. Des optimisations qui peuvent parfois réduire la note de 30% !

Quelles sont les bonnes pratiques et les contraintes pour optimiser un contrat télécoms ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Optimisation des dépenses télécoms : un travail régulier !

Nous l’avons déjà évoqué, tout commence par la bonne négociation du contrat, avec des offres qui doivent correspondre au plus près à l’expression de besoin des utilisateurs et à leurs usages.

Mais une fois que le contrat est passé et qu’il est en cours, le travail n’est pas fini ! Dans les faits, vos usages changent constamment. Des mouvements entre les services, des recrutements, des départs, de la surconsommation ou de la sous-consommation de données par rapport aux prévisions… Vos choix d’hier ne sont plus forcément les bons aujourd’hui. Il faut donc les adapter régulièrement.

Les points clés pour réduire votre budget télécoms

Maintenant que nous avons dit qu’il était possible de réduire ses dépenses dans le cadre même d’un contrat, comment faire ?

Après avoir fait appel à nos experts du Telecom expense management, nous avons identifié pour vous les principaux leviers d’économies sur lesquels vous pouvez jouer. Voici nos bonnes pratiques :

1- Identifiez et coupez les lignes sans usages

Premier point de vigilance important : identifiez rapidement les lignes sans usage. Au bout d’un mois ou deux d’inutilisation, le comportement est suspect.

Est-ce un non-usage voulu ? Dans ce cas, contrôlez au sein de votre inventaire le service apporté par cette ligne. Il s'agit peut-être d’une ligne de maintenance qui ne reçoit que des appels entrants ? Si ce n’est pas le cas, il s’agit plus probablement d’un oubli de résiliation (et il faudra donc être attentif à ce qu’il n’y ait pas de faille dans votre processus de gestion) ou bien alors d’une résiliation non prise en compte par votre opérateur, etc.

Cette première action montre la nécessité de bien gérer ses inventaires, avec des processus adaptés et un pilotage des vos actions via un reporting pertinent.

2- La forfaitisation des usages récurrents

Ce deuxième point vous demandera une analyse un peu plus approfondie de vos factures. Nous vous conseillons d’analyser régulièrement toutes les dépenses non forfaitisées, ce qui relève d’une facturation au compteur, les options payantes… et de regarder attentivement les usages correspondants.

La question que vous devez vous poser devant ces usages récurrents est : faut-il forfaitiser certains usages à travers une option ou un abonnement incluant l’usage facturé ? Le tout dans l’objectif d’en réduire le coût. Dans le cas d’un usage régulier qui n’aurait pas été identifié dès le départ, il est souvent plus intéressant de forfaitiser la dépense que d’avoir un système de frais réels.

Bref, tant de questions qui nécessitent une analyse ligne par ligne et une expertise particulière… Un exercice qui peut s’avérer être relativement chronophage ! Sur ces sujets, un outillage adapté peut vous aider à faire des miracles ;)

3- Adapter les abonnements à la consommation de data

Voici la deuxième plus grosse source d’optimisation après les lignes sans usage !

Combien de forfaits mobiles ont des usages surdimensionnés ? La première erreur à éviter ici se situe lors de la renégociation de contrats. Trop souvent, nous avons vu des acheteurs se satisfaire de négocier un tarif un peu plus bas pour un abonnement qui passe par exemple de 10 Go à 20 Go. Sans se soucier de la consommation réelle de données par l’utilisateur. Le fait est que, même si le prix baisse, ce n’est pas forcément une bonne affaire. Si l’usager n’utilisait que 4 Go de données, il aurait été plus intéressant de négocier un tarif plus bas pour un abonnement à 5 Go par exemple. Donc le premier point de vigilance est à porter lors de la négociation du contrat.

Mais le principal sujet d’aujourd’hui est l’optimisation des dépenses pendant la durée du contrat. Nous vous invitons donc à regarder régulièrement la consommation ligne par ligne des fair use data des abonnements smartphone, tablette ou M2M. Il s’agit ici de regarder la consommation de datas sur une période suffisamment significative et d’adapter le choix de l’abonnement en fonction. Comme nous l’expliquions plus haut, si vous avez un abonnement à 10 Go mais ne consommez que 4 Go alors le choix d’un forfait à 5 Go est plus adapté. Quelques euros ici multipliés par plusieurs dizaines ou centaines de lignes et c’est une économie conséquente en fin d’année. A condition que votre contrat vous offre la souplesse pour modifier les abonnements, évidemment !

4- La sensibilisation avant tout !

Comme nous l’avons vu avec les précédents points, l’optimisation de la dépense télécoms passe par un mix de différentes bonnes pratiques. Le dernier point sur lequel nous voulions attirer votre attention n’est pas le moindre : il s’agit de mettre en place des moyens de sensibilisation à destination de vos collaborateurs et de bons processus.

Vous avez un collaborateur qui voyage ? Assurez-vous qu’il ait la solution télécom la plus adaptée et n’hésitez pas à recourir à une solution tierce (exemple : webbing pour les usages data internationaux). Sensibilisez-le sur l’impact au niveau de la facturation d’une consommation excessive, informez-le sur l’utilisation d’un Wi-Fi sécurisé dès que possible, etc.

Et quand nous vous parlions de processus adaptés, le mieux est encore d’être au courant en amont de ces déplacements ! Faites en sorte d’être dans la boucle de la demande d’un billet d’avion. Vous pourrez alors contacter votre collaborateur et adapter son dispositif. Un bon moyen de ne pas subir le fameux “bill shock” ! Vous pouvez aussi opter par défaut pour un barring voix data à l’international. C’est une solution radicale mais frustrante lorsqu’elle est subie par l’utilisateur. Il vaut donc mieux anticiper ;)

Vous l’avez compris, les pistes sont nombreuses pour réduire votre budget télécoms, même dans le cas d’un contrat en cours. L’idéal est de mettre en place un mix des différentes solutions que nous vous avons proposées ici.

Enfin, il est extrêmement important de rappeler la souplesse nécessaire dans votre contrat pour changer de formule. C’est l’un des points clés de la négociation d’un bon contrat télécoms. Un contrat "verrouillé" et adieu les optimisations !

Comme nous avons conscience que, bien que les économies peuvent être très importantes, il s’agit d’un travail conséquent et qui demande une expertise particulière, nous avons développé Keizai. Keizai accompagne les grandes entreprises et les ETI dans la réduction de leurs dépenses télécoms grâce à une solution SaaS qui automatise l’audit de vos factures et identifie pour vous les quick wins à mettre en place pour optimiser votre budget. Parlons-en !

---